Unerwarteter Besuch von der Arbeitsschutzbehörde? 

Das kann schnell teuer werden!
Juliane Göhzold, Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit, teilt ihre Erfahrungen und zeigt Ihnen, wie Sie sich optimal vorbereiten. Erfahren Sie, wie Sie dank richtiger Kommunikation und professioneller Unterstützung Bußgelder vermeiden und entspannt bleiben, wenn es drauf ankommt.

Der Schockmoment: Die Türglocke läutet – und wie man reagiert

Es war ein ganz normaler Dienstagmorgen, als an der Tür eines von uns betreuten Logistikunternehmens geklingelt wurde. Davor stand ein Mann, der sich als Mitarbeiter der Aufsichtsbehörde für Arbeitsschutz auswies. Die ersten Gedanken der Mitarbeiterin, die öffnete, waren sofort: "Haben wir alles beisammen? Ist unsere Dokumentation auf dem neuesten Stand?" Sie können diesen Schreck bestimmt nachvollziehen. Selbstverständlich sind wir alle bestrebt, alles sauber zu halten und die Vorschriften einzuhalten, aber bei der Fülle an Vorschriften und Dokumenten kann man schnell den Überblick verlieren oder Kleinigkeiten übersehen.

Der Prüfer war freundlich, aber bestimmt. Er bat um Einsicht in die Arbeitsschutzdokumentation und eine Begehung. Und hier kommt der erste, entscheidende Tipp:

Auftreten gegenüber der Prüfbehörde: Freundlichkeit und Verständnis signalisieren!

Es ist absolut legitim, um eine Terminvereinbarung zu bitten, wenn eine sofortige Begehung aus betrieblichen Gründen gerade nicht möglich ist. Das kann zum Beispiel sein, weil wichtige Personen wie die Geschäftsführenden oder die zuständige Führungskraft nicht anwesend sind oder weil sensible betriebliche Abläufe gestört würden.

In diesem Fall hat die Mitarbeiterin freundlich und sachlich erklärt, dass der Geschäftsführer momentan außer Haus sei und die Begehung gerne mit ihm zusammen durchgeführt werden würde. Sie bat höflich um einen Termin zu einem späteren Zeitpunkt. Der Prüfer zeigte Verständnis, was bereits die halbe Miete ist. Prüfer merken recht schnell, wenn man nervös ist oder etwas verbergen will.

Die Lösung: Zeit gewinnen, Profis ins Boot holen und vorbereiten!

Nachdem der neue Termin feststand, hieß es: Keine Zeit verlieren! Sofort die Fachkraft für Arbeitssicherheit aktivieren! Der Prüfer nannte uns die spezifischen Dokumente, die er sehen wollte, und die Bereiche, die er sich ansehen würde. Ich habe mich als Fachkraft für Arbeitssicherheit umgehend mit den Verantwortlichen abgestimmt. Und das ist mein zweiter, überaus wichtiger Tipp:

Nutzen Sie die gewonnene Zeit effizient und holen Sie sich Unterstützung!

1. Fachkraft für Arbeitssicherheit aktivieren: Rufen Sie Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit der SVG Berlin und Brandenburg sofort an! Wir helfen Ihnen, die gesamte Dokumentation zu sichten und eventuelle Schwachstellen oder fehlende Unterlagen zu identifizieren.
2. Vorfeldbegehung durch die ASI: Wir können gemeinsam mit Ihnen eine interne Begehung durchführen und so proaktiv eventuelle Gefahren oder Mängel identifizieren und bestenfalls noch vor dem offiziellen Termin beseitigen. Das nimmt den prüfenden Personen oft den Wind aus den Segeln.
3. Dokumentation auf Vordermann bringen: Gemeinsam checken wir die häufigsten und wichtigsten Dokumentationspflichten:

• Gefährdungsbeurteilungen
• Betriebsanweisungen
• Unterweisungsnachweise (Einstellung; mindestens jährliche Wiederholung zu den Tätigkeiten und Arbeitsplätzen und Sonstige beachten)
• Arbeitsmedizinische Vorsorge (ehemals G-Untersuchungen, jetzt nach AMR - Eignungsuntersuchung – Angebots – Pflicht- und Wunschvorsorge – Minimierungspflicht bei den Untersuchungen berücksichtigen)
• Prüfprotokolle für Arbeitsmittel (insbesondere PSA, elektrische Betriebsmittel und gefährliche Arbeitsmittel wie Baumaschinen und Krane usw.)
• Benennung und Schulung von Zuständigen für Sicherheit und Gesundheitsschutz: Hierzu zählen Sicherheitsbeauftragte, Ersthelfende, Brandschutzhelfer:innen, Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsärzt:innen sowie weitere Beauftragte, die aufgrund Ihrer Gefährdungsbeurteilung erforderlich sind.
• Arbeitszeiterfassung: Stundenabrechnungen
• Mutterschutz am Arbeitsplatz (werdende oder stillende Mütter – Tätigkeiten und Arbeitsplatz – auch wenn keine Frau tätig ist oder jemals tätig werden soll bzw. könnte)

Der geplante Kontrolltermin: Offenheit und Kooperation zahlen sich aus

Zum geplanten Termin war ich natürlich selbst anwesend. Dies ist ein großer Vorteil, da ich als Fachkraft für Arbeitssicherheit fachlich unterstützen und vermitteln kann.

Während der Begehung: Freundlich, sachlich und offen sein!

• Leben Sie Kooperationsbereitschaft: Diese wird meist positiv bewertet, auch wenn nicht alles in Ordnung ist. Die kontrollierende Person wird Sie positiv durch Tipps und Hinweise unterstützen.
• Verheimlichen Sie nichts: Vermeiden Sie Umstände für Spekulationen oder Ausflüchte bzw. Ausreden, denn hier steht die Einsicht im Vordergrund.

Der Prüfer stellte einige Fragen zu fehlenden Unterlagen, aber wir konnten sofort zugeben, dass die Unterlagen (noch) nicht vorhanden waren, und präsentierten einen konkreten Plan zur Aufbereitung und Umsetzung der fehlenden Unterweisungen. Bei unserem Termin konnten wir dem Prüfer zeigen, dass wir bereits an der Erstellung und Aktualisierung arbeiteten und erste Nachweise schnell zusammenstellen konnten. Das signalisierte: Wir sind dran! Falls möglich, haben wir erste Nachweise schnell zusammengestellt (z.B. Schulungsunterlagen, betriebliche Anweisungen, vorhandene E-Mails mit Hinweisen auf Schulungen).

Nachbesserung unter Frist: Effizienz ist alles

Der Prüfer setzte uns eine Frist, um die fehlenden Unterlagen nachzureichen. Das ist Standard und eine Chance, die man unbedingt nutzen sollte. Wir haben diese Zeit effizient genutzt, natürlich mit meiner Unterstützung. Ich habe geholfen, fehlende Dokumente nach einem Checklistensystem zu erstellen, und wir haben jeden Schritt der Nachbesserung sorgfältig dokumentiert. Regelmäßige Updates an die kontrollierende Person zeigten unseren Fortschritt und unsere Ernsthaftigkeit.

Konsequenzen und Kulanz: Kooperation zahlt sich aus

Glücklicherweise wurden bei uns keine gravierenden Mängel festgestellt, die sofort zu einem Bußgeld geführt hätten. Durch unsere Kooperationsbereitschaft und die sichtbare Verbesserung zeigte sich die Behörde sehr kulant. Hätten wir die Mängel verheimlicht oder uns unkooperativ gezeigt, wären wahrscheinlich eine Nachprüfung und Auflagen, schlimmstenfalls sogar ein Bußgeld, die Folge gewesen.

Meine Tipps & Tricks: So sind Sie immer auf der sicheren Seite

Aus dieser Erfahrung habe ich ein paar goldene Regeln abgeleitet, die ich Ihnen mit auf den Weg geben möchte:

1. Regelmäßige Dokumentation: Das ist das A und O. Nutzen Sie Vorlagen und Checklisten, um sicherzustellen, dass alle Pflichtdokumente aktuell sind. Wir unterstützen Sie dabei, eine Übersicht für die wichtigsten Dokumentationspflichten zusammenzustellen und Entwürfe für Gefährdungsbeurteilungen oder Unterweisungen anzubieten. Regelmäßige Überprüfungen der Dokumentation durch die Fachleute der Arbeitssicherheit lohnen sich, um Risiken frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden. Das macht auch entspannter, wenn mal wieder die Kontrolle vorbeischaut.
2. Seien Sie immer vorbereitet: Stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Dokumente schnell zugänglich sind – digital oder in einem übersichtlichen Ordner.
3. Bei unangekündigten Kontrollen: Zeit gewinnen! Bleiben Sie freundlich und verständnisvoll, bitten Sie aber bestimmt um einen Termin, wenn die aktuelle Situation eine Begehung nicht zulässt.
4. Kommunikation ist alles: Informieren Sie die kontrollierende Person über Ihren Fortschritt bei der Nachbesserung.
5. Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit ist Ihr Partner: Zögern Sie nicht, mich oder Ihre zuständige Fachkraft für Arbeitssicherheit der SVG Berlin Brandenburg anzusprechen, auch bei kleineren Unsicherheiten oder Fragen. Wir sind da, um Sie zu unterstützen, präventiv zu beraten und gemeinsam Lösungen zu finden, die Sie vor unangenehmen Überraschungen schützen. Denn Hand in Hand ist es wesentlich einfacher, alle Anforderungen zu erfüllen und unliebsame Überraschungen zu vermeiden.

Ich hoffe, diese kleine Geschichte hat Ihnen geholfen, die Komplexität einer solchen Kontrolle besser zu verstehen und sich bestmöglich darauf vorzubereiten. Denken Sie immer daran: Arbeitsschutz ist kein notwendiges Übel, sondern eine Investition in die Sicherheit und Gesundheit unserer Mitarbeiter:innen. Und dabei sind wir gerne Ihr zuverlässiger Partner!

Haben Sie noch Fragen oder eigene Erfahrungen, die Sie teilen möchten? Sprechen Sie mein Team oder mich gerne an!